Работа с библиографией в OpenOffice.org

База данных библиографии

Каждый элемент списка литературы хранится в базе данных библиографии, с которой и работает OpenOffice.org. В качестве примера одна база библиографии поставляется вместе с пакетом OpenOffice.org, но возможно создавать и свои базы.

Существует два способа формирования базы данных «источников». Первый – для каждого документа формируется своя база данных, которая хранится в скрытом поле в документе. Второй способ – формируется внешняя база данных, которая редактируется независимо от документов, в которых она будет использоваться. Вы можете выбрать любой способ формирования базы источников. На мой взгляд второй вариант предпочтительней если вы работаете над какой-либо темой и по ней пишете статьи, книги, диссертации, т.е. предполагается многократное использование одних и тех же источников. Первый же вариант разумен лишь в том случае, если эта база источников будет использована одни раз.

База данных документа

Методика работы как с внешней базой библиографии, так и базой документа не различается за исключением того, что внешнюю базу необходимо подключить. При этом составление и изменение обоих типов базы можно вести параллельно с работой над документом. Рассмотрим работу с базой документа.

Ссылка на источник в текст документа добавляется следующим образом: пункт меню Вставка > Оглавление и указатели > Элемент списка литературы... Откроется окно Вставить библиографическую ссылку, с помощью которого и ведется работа со списком литературы.

Рисунок 1: Добавление библиографической ссылки

Здесь можно выбрать из какой базы данных будет выбран «источник». В данном случае выбираем Из содержимого документа. Создадим запись, описывающую «источник». Для этого щелкаем по кнопке Создать, после чего откроется форма Задать библиографическую ссылку, в которую вводится вся информация об источнике. При его описании необходимо особое внимание обратить на поля Тип и Сокращение. В поле Тип указывается что собой представляет источник книгу, журнальную статью, диссертацию и т.п., так как тип источника определяет правила его библиографического описания. Поле Сокращение указывает имя записи в базе данных и по этому имени вы будет обращаться к источнику при добавлении ссылки на него в тексте. Заполнив нужные поля формы нажмите на кнопку OK. Окно Вставить библиографическую ссылку вновь станет активным. В списке Сокращенное название выберите по сокращению источник, на который необходимо сделать библиографическую ссылку (если введен только один источник то он будет выбран автоматически). Обратите внимание на то, что в окне отображается автор и название книги, поэтому не надо запоминать какой именно книге соответствует выбранное сокращение. Нажмите кнопку Вставить, и в текст документа добавится поле ссылки [Книга1] с сокращенным названием книги.

Рисунок 2: Изменение описания источника

Если необходимо изменить описание «источника», то открыв окно Вставить библиографическую ссылку и нажав кнопку Правка откроется форма описания «источника», в которой можно изменять все поля, кроме поля Сокращение. Таким образом, при изменении описания не нарушается правильность ссылок по документу, поскольку везде фигурирует сокращенное название, которое задается единожды при создании записи в базе и в дальнейшем не меняется.

Здесь необходимо отметить несогласованность при разработке OpenOffice (возможно, это особенность сборки OpenOffice.org 2.1 от Инфра Ресурс). Изменить описание источника можно другим способом. Дважды щелкнув по полю ссылки открываем окно Правка библиографической ссылки в котором уже можно изменить сокращенное название. Но, когда меняется сокращенное название, то автоматические создается копия записи в базе библиографии, с новым сокращенным названием и один и тот же источник фигурирует в базе библиографии дважды. Что может привести к беспорядку в ссылках.

Еще одно замечание. Запись в базе данных документа сохраняется, только в том случае, если в тексте есть ссылка на источник. При удалении всех ссылок в документе запись удаляется!

Внешняя база данных

Рассмотрим теперь как работать с внешней базой данных. Одна база данных библиографии (содержащая единственную таблицу) поставляется вместе с OpenOffice и она уже подключена (в дальнейшем она будет называться стандартная). Для того, чтобы добавить ссылку на источник из этой базы вызываем окно Вставить библиографическую ссылку, но теперь нужно поставить «переключатель» в «положение» Из базы данных библиографии. И в списке выбираем нужную книгу [BOR02a]. Обратите внимание, что теперь этот источник скопирован в содержимое документа.

Рисунок 3: Окно управления базой данных библиографии

Для создания своей базы библиографии можно поступить двумя способами: удалить все записи из стандартной базы и добавить в нее свои, либо создать свою и подключить ее к OpenOffice. В любом случае для работы с внешней базой данных библиографии существует специальный инструмент, который вызывается командой Сервис > База данных библиографии. При этом вы сможете добавлять новые записи, изменять и/или удалять старые.

Как видно (Рис. 3), окно разделено на две части: в верхней приведена таблица, содержащая источники, в нижней – форма для их описания. Для редактирования существующей записи базы данных нужно ее выделить. Для этого достаточно щелкнуть мышкой по любому полю записи, при этом на панели слева зеленый треугольничек будет находится напротив этой записи или же использовать кнопки перемещения по записям, расположенные под таблицей. Назначение каждой кнопки понятно из символа, расположенного на них, кроме того в поле Запись можно ввести номер, соответствующий записи в таблице. Значения заполненных полей таблицы автоматически заносятся в поля формы, расположенной ниже и доступны для изменения. Соответствие полей таблицы и формы для статарной таблицы дано по умолчанию при создании своей это соответствие придется назначить вручную. Замечание: по причинам описанным выше на я не рекомендую менять поле таблицы Identifier (поле формы – Сокращенно).

Для добавления новой записи нужно выделить последнюю, пустую, строку в таблице, слева от которой изображено «солнышко» или щелкнуть на кнопку с изображением «солнышка» на панели под таблицей. Обратите внимание на значок – зеленый карандаш, расположенный на панели слева, он говорит о том, что запись еще не сохранена. Заполнив необходимые поля формы для сохранения изменений нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по «карандашу» и выбрать в контекстном меню пункт Сохранить запись или же щелкнуть по любой другой записи. Если при сохранении будут ошибки, то появится сообщение, описывающее причину ошибки и способ ее исправления. При работе со стандартной таблицей самая вероятная ошибка при добавлении записи – это несоответствие кодировок, если значение полей вводится на кириллице. Для устранения этой ошибки нужно просто сменить кодировку базы данных, как это сделать будет описано ниже (а лучше попробуйте сделать это сами).

Удалить запись совсем просто. Выделите удаляемую запись, щелкните правой кнопкой мыши по зеленой стрелке слева и выберите Удалить строки. или нажмите кнопку Delete. После подтверждения запись будет удалена.

Вносить всю литературу, с которой вы работаете, в одну таблицу (базу данных), если она не совпадает по тематике, я не рекомендую. Поэтому лучше использовать разные таблицы (базы данных). Создадим в стандартной базе данных собственную таблицу, в которую будем вносить описание «источников», а старую оставим примера и контроля.

Рисунок 4: Источники данных

Для того, чтобы создать новую таблицу в существующей базе данных библиографии нужно поступить следующим образом. Нажмите кнопку F4 или Вид > Источники данных. При этом откроется окно, разделенное на две части, в левой части которой перечислены все подключенные в данный момент базы данных, а в правой будет отображена выбранная таблица из этих баз.

Рисунок 5: Управление источниками данных (выбираем нужный пункт меню)

В данный момент подключена только одна база данных под названием Bibliography, в которой содержится одна таблица – biblio. Эта та таблица, которую мы назвали «стандартная». Чтобы создать в базе Bibliography новую таблицу в левом поле выделим нужную базу данных и щелкнем правой кнопкой мыши. Выберем в контекстном меню пункт Управление источниками данных...

Замечание: при переводе (версия от Инфра Ресурс) так названы два пункта контекстного меню, при этом нижний пункт управляет подключением новых баз, а верхний – открывает данную базу в OpenOffice.org Base. Именно этот пункт (первый) и нужно выбрать.

Открыв базу библиографии в Base выбираем Таблицы. С помощью пунктов Копировать и Вставить контекстного меню копируем таблицу biblio и назовем ее my_biblio (можно скопировать либо только структуру либо структуру и данные).

Тут же можно исправить кодировку, применяемую в таблице. Выбираем нужную таблицу, вызываем контекстное меню и во вкладке Дополнительные настройки выбираем нужную кодировку, например Кириллица (Windows-1251). Сохраните изменения в базе данных и закройте приложение Base.

Рисунок 6: Изменение кодировки

Теперь нужно настроить инструмент работы и библиографией. Сервис > База данных библиографии. Откроется уже знакомое окно, и будет отображена таблица biblio. Нам нужна другая таблица, которая находится в этой же базе данных, выберем в поле выбора Таблица таблицу my_biblio (в этом списке будут отображены все таблицы, расположенные в этой базе данных). При этом будет выдано предупреждение о том, что поля таблицы и формы описания источника не сопоставлены. Назовем последние поля элементами описания источника. Нажмите кнопку Да и назначьте соответствие полям. В качестве примера воспользуемся соответствием, назначенным для таблицы biblio. Для этого выберем эту таблицу, на панели инструментов нажмем кнопку Расположение столбцов и для таблицы my_biblio назначим тоже соответствие. Назначение такого соответствия необходимо для правильной работы инструмента.

Рисунок 7: Предупреждение

Формирование списка литературы

Список литературы формируется автоматически. Установите курсор в ту часть документа, куда он должен быть добавлен, выберите пункт меню Вставка > Оглавление и указатели > Оглавление и указатели... Откроется окно с помощью которого можно добавлять автоматически формируемые участи текста, такие как оглавление, указатели, библиографию, различные списки и т. п. На вкладке Вид в поле Вид выбираем Библиография и нажимаем кнопку OK.

После того, как добавлена библиографию ее можно отформатировать по вашему желанию. Щелкните правой кнопкой мыши по полю библиографии и в контекстном меню выберите пункт правка указателя – перед вами вновь откроется окно вставить оглавление/указатель. Рассмотрим, какие дополнительные функции предоставляет это окно.

Рисунок 8: Добавление библиографии

Начнем с вкладки Вид. Если поставить флажок напротив строки Защищено от изменения в ручную, то OpenOffice заблокирует поле, содержащее список литературы и изменить оформление библиографии можно будет только с помощью этого окна. Посмотрите как меняется контекстное меню поля в зависимости от того стоит ли этот флажок или нет. По умолчанию список литературы имеет заголовок Библиография, который в поле Заголовок можно изменить на любой другой. Кроме этого, на этой же вкладке можно управлять отображением полей ссылок в тексте. Автоматически каждый элемент списка литературы идентифицируется по сокращенному названию, которое указывается в поле ссылки и в библиографии. Если нужно, чтобы источники были пронумерованы и ссылки в тексте на них были проставлены согласно их порядковым номерам в списке литературы, то нужно поставить флажок напротив строки Пронумеровать элементы (нумерация может быть настроена по вашему желанию). А в списке Скобки выбрать вид скобок, в которых заключается поле ссылки.

Наибольший интерес представляет вкладка Элементы, на ней можно настроить правила представления источника в списке литературы. И здесь большую роль играет поле таблицы базы библиографии Тип (Type) т. к. правила описания книг и журнальных статей различаются. Из списка Тип выбираем тип источника, для которого будем определять правила описания, например, Книга.

Рисунок 9: Панель "Элементы"

«Библиографическое» описание источника заключается в указании порядка в котором в списке литературы будут указаны поля, описывающие его. Поэтому выше было обращено внимание на важность правильного соответствия между полями таблицы базы библиографии и инструментом База данных библиографии. Строка Структура как раз и настраивает этот порядок. Для того, что бы разобраться как это работает очистим строку. Делается это так: щелкните левой кнопкой мыши на кнопку в строке Структура с названием Со (при этом появится подсказка «Сокращение»), станет активной кнопка Удалить, расположенная ниже – нажмите на нее. Также поступаем со всеми остальными кнопками. Останется только окно ввода с несколькими символами, которое нужно очистить.

Книга описывается так:
1.Номер по списку литературы или сокращенное название
2.Имя автора (авторов), после которого ставится точка
3.Название книги, после которого ставится точка и тире
4.Место издания, точка и двоеточие
5.Название издательства, запятая
6.год издания, точка

Начнем создавать правило. Первым должно идти сокращенное название книги, если в списке литературы нужна нумерация, то оно автоматически будет преобразовано в порядковый номер. В списке выбора, расположенным ниже строки Структура выбираем поле описания источника Сокращение и нажимаем кнопку Вставить. Чуть ниже можно настроить стиль этого элемента – курсив, полужирный и т.д. В строке Структура появится кнопка с названием Со, после которого будет поле ввода в которое нужно поставить точку. Таки образом, мы настроили правило, согласно которому в списке литературы для каждого элемента указывается его сокращенное название, после которого ставится точка. С помощью поля Стиль символа можно сделать так, чтобы для сокращения использовалось курсивное начертание. Аналогичным образом поступаем для других элементов описания источника. Поупражнявшись с настройкой можно получить следующее оформление списка:

P10

Порядок сортировки элементов списка литературы можно указать на этой же вкладке Элементы. Возможны два варианта сортировки по положению в документе или по содержимому. В первом случае первым элементы списка литературы будут отсортированы в порядке появления ссылок на в тексте. Во втором случае вы можете с помощью ключей сортировки настроить более сложную сортировку.

Оставшиеся три вкладки окна вставить оглавление/указатель управляют форматированием списка литературы как абзацем и не будут здесь описаны.

Вот такой интересный и функциональный инструмент предоставляет в распоряжение пользователя OpenOffice. За рамками этой статьи остались два аспекта, касающиеся работы с библиографией. Это создание стиля оформления библиографии и подключение отличной от стандартной внешней базы библиографии. Но эти вопросы являются столь серьезными, что останавливаться на них здесь нет возможности, поэтому для того, чтобы разобраться с первым вопросом необходимо освоить работу со стилями, а ответ на второй ищите в статьях, посвященных использованию источников данных в OpenOffice.

Об авторе
Подробнее: Багулин Леонид Сергеевич
Дата создания: 15.04.2007

Обсудить
на форуме: community.i-rs.ru