OpenOffice.org и руководство организации
Собственно внедрению предшествует этап переговоров с руководством организации. В этот момент совместными усилиями надо найти ответ на вопрос – стоит ли переходить на OpenOffice или для организации важно продолжать работать именно в MS Office.
Чтобы определиться с ответом, необходимо проанализировать то, как используется MS Office в организации. Вот примерный список моментов, на которые следует обратить внимание:
-
используется ли в работе MS Access?
-
используются ли в работе макросы MS Office?
-
получает ли организация документы MS Office извне?
-
требуется ли отсылать именно документы MS Office за пределы организации?
-
насколько морально устарели используемые компьютеры?
Каждый положительный ответ на эти вопросы уменьшает возможность использования OpenOffice. Но, даже если вы получили положительные ответы на все вопросы, это не значит, что в организации нет места OpenOffice. Рассмотрим вопросы подробнее.
Допустим, что MS Access активно применяется в бизнес-процессе организации и используется на большинстве рабочих мест. В этом случае необходимо провести поиск аналогов или рассмотреть возможность разработки аналогичного приложения. В большинстве случаев в SMB-секторе, в MS Access разрабатываются некие учетные системы с элементами CRM и ERP. При таком раскладе следует обратить внимание руководства на альтернативные CRM/ERP-системы. Возможно, для целей организации будет вполне достаточно возможностей открытых систем (SugarCRM, Openbravo, CompiereCRM & ERP / Adempiere, opentaps). Можно поискать аналоги и среди коммерческих систем. Иногда же может оказаться, что разработать аналог в OpenOffice Base / Kexi / PgAccess, а то и вовсе web-приложение на PHP, может оказаться проще сейчас и эффективнее в будущем. Еще один вариант – внесение данного функционала в программы из комплекса 1C:Предприятие. Поскольку в подавляющем большинстве компаний SMB-сектора бизнес-процесс завязан на 1C:Предприятие, то несколько легальных копий данного комплекса все равно будет куплено. Если есть средство, организующее бизнес-процесс, и достаточное количество специалистов в отрасли, то почему бы не использовать эти факты во благо фирмы? Кстати, 1C неплохо работает и под Linux в эмуляторе, специально «заточенном» питерской фирмой «Этерсофт».
Важно также указать руководству, что при решении «проблемы MS Access» заменой, можно попутно провести реинжиниринг бизнес-процессов организации и решить накопившиеся проблемы с ПО. Насколько эффективным будет такое решение – зависит уже от вас и от действий руководства. После предложения всех вариантов по MS Access, руководству с вашей помощью необходимо проанализировать количество времени и средств, которое уйдет на запуск альтернативного варианта и преимущества, которые при этом будут получены. Но не стоит просто сравнивать стоимость покупки MS Access и стоимость миграции бизнес-приложения в OpenOffice или покупки подходящей CRM/ERP-системы – это некорректно. Стоит сравнивать как минимум возможности старого и нового решений в контексте желаемой инфраструктуры. А рассказать руководству организации о наиболее подходящей им инфраструктуре – это как раз ваша задача.
Иногда может оказаться, что MS Access используется, но для каких-то сугубо специфичных целей. Например, в одной компании его использовали для работы с каталогом продукции, приходящим из головного офиса в формате dBase. Естественно, что в этом случае заменить MS Access альтернативой проблем не составит.
С макросами все несколько проще. Если имеются крайне необходимые макросы MS Excel, то существует возможность использовать их в OpenOffice Calc. Но в этом случае надо быть внимательным при использовании сборки OpenOffice. Изначально такая поддержка появилась в сборке OpenOffice, поставляемой компанией Novell, затем поддержка VBA появилась и в OpenOffice.org Pro 2.0.3 и была значительно улучшена к версии 2.2. Есть ли она в других сборках, мне неизвестно.
Вообще, необходимость использования макросов MS Office в бизнес-процессе может частично устраняться решениями из пункта про MS Access. В любом случае, не стоит забывать, что макросы могут быть переписаны для использования штатных средств OpenOffice. Здесь, нас как обычно встречает вопрос целесообразности траты времени и средств на этот процесс. И этот вопрос надо снова решать вам и руководству.
Относительно документов MS Office, принимаемых извне и передаваемых за пределы организации, есть следующие решения. В целом, OpenOffice довольно неплохо справляется с чтением и записью документов формата MS Word (doc) и MS Excel (xls), да и с PowerPoint, насколько я знаю, все достаточно хорошо. Основная проблема, опять же с базами MS Access – в этом формате некоторые контрагенты любят присылать прайс-листы или изменения на складах, например, если позиций в листе больше, чем входит на лист Excel. Тут несколько проще, чем с MS Access в целом, поскольку обычно нужны данные, а не логика. А данные из mdb-файлов можно извлечь как средствами OpenOffice Base, так и сторонними программами (Kexi, mdbtools). В случаях, когда важна логическая составляющая mdb-файла, пока выбора нет, придется приобрести один комплект MS Office (с MS Access) именно для работы с этим файлом. Один комплект MS Office в организации в любом случае лишним не будет. Например, для проверки исходящей документации на корректное отображение в MS Office – это нормальная практика для фирмы, которая заботится о своем имидже.
Однако, для исходящей документации есть более правильный формат представления документов – это PDF. Более правильный он тем, что, будучи корректно сформированным, он не менее корректно отобразится на экранах всех пользователей. И здесь надо отдать должное OpenOffice. Конвертирование документа в формат PDF совершается одним кликом мышкой. А для более изощренной верстки можно использовать Scribus.
Отдельного внимания заслуживает обмен документами с государственными учреждениями. Сюда же можно отнести учебные заведения. Зачастую ими предъявляются требования подачи документов в именно в форматах MS Office. В цивилизованной стране подобные требования неминуемо привели бы требующих в зал суда. В России не все так однозначно. С одной стороны, в положениях по «Электронной России» указано явно, что при формировании форматов передачи данных, предпочтение должно отдаваться открытым форматам. С другой стороны, нет жесткого указания для использования открытых форматов на уровне государственных органов. Тем не менее, в ближайшее время (отчасти это может быть связано с грядущим вступлением в ВТО) должны произойти какие-то подвижки в этой области. Надеюсь, подвижки будут «европейскими» – в сторону OpenDocument Format.
Устаревший компьютерный парк также вносит свои особенности в процесс внедрения. Для комфортной работы в OpenOffice желательно иметь не менее 256Mb оперативной памяти и довольно производительный процессор. При более слабых технических характеристиках, OpenOffice лучше запускать в терминальном режиме с производительного сервера.
Итак, после проведенного анализа руководство должно сделать вывод о технической возможности миграции на OpenOffice. Миграция может быть полной – полный переход на использование OpenOffice в организации, за исключением, возможно, одной копии MS Office для преобразования входящих и проверки исходящих документов. Также возможно проведение миграции только в определенных отделах, где не используется специфика MS Office.
|
OpenOffice.org
