|
 |
Главная
OpenOffice.org
Статьи и переводы
Конкурс на лучшую статью
Конкурсные работы (53)
Печать из OpenOffice.org Calc
|
|
|
Таблицы c расчетами используются в основном в электронном виде, поэтому их печать может вызвать трудности даже у опытных пользователей. Однако OpenOffice.org предлагает бóльшую поддержку, чем другие табличные процессоры, для печати электронных таблиц.
|
Часть 1
Стили страниц
Таблицы c расчетами используются в основном в электронном виде, поэтому их печать может вызвать трудности даже у опытных пользователей. Однако OpenOffice.org предлагает бóльшую поддержку, чем другие табличные процессоры, для печати электронных таблиц.
Если Вы активно используете стили страниц в текстовом процессоре Writer, то Ваш опыт может ввести Вас в заблуждение при работе в Calc. Стили страниц в Calc и Writer имеют много схожих опций в тех же самых вкладках, так что Вы можете даже забыть, в какой программе в данный момент работаете. Тем не менее, стили страниц в Calc имеют меньше преимуществ, нежели в Writer. Не все их настройки также просты при установке значений параметров и в использовании.
Подумайте немного о различиях между текстовым и табличным процессорами и причины различий станут для Вас очевидны. В Writer стиль страницы имеет прямое отношение к физическим размерам страницы. Вы можете установить размер страницы в стиле и то, что Вы увидите на экране будет в точности соответствовать этим установкам.
В противоположность этому, хотя Вы и установите размеры страницы для печати, как и большинство табличных процессоров, Calc не пытается сразу же применить параметры стиля к странице. В девяти случаях из десяти такая попытка будет бессмысленна, так как большинство электронных таблиц никогда не будет напечатано. Если Вы хотите, чтобы таблица помещалась в заданные размеры страницы, Вам нужно позаботиться о ширине столбцов и высоте строк, используя для этого пункт меню Файл > Предварительный просмотр страницы и базовые познания в арифметике.
Именно поэтому, результаты задания стиля страницы в Calc, в отличие от стилей страницы в Writer, не показываются на экране. Вы должны выбрать пункт меню Файл > Предварительный просмотр страницы перед тем, как увидите изменения. Даже в этом случае некоторые элементы форматирования будут видны только до последней заполненной ячейки. Эти ограничения делают страницы Calc трудными для управления, особенно, если Вы пытаетесь работать с ними как со страницами Writer.
Установка стилей страниц
Как и в Writer, плавающее окно «Стили и форматирование» открывается в Calc, когда Вы нажимаете кнопку F11 или выбираете пункт меню Формат > Стили. В этом окне Вы можете нажать правую кнопку мыши на существующем стиле для его изменения или создать новый стиль.
Всегда помните, что стили страниц в Calc более ограничены, чем в Writer. Calc применяет стили страниц для каждой задачи печати в целом, поэтому поле «Следующий стиль» в параметрах стилей страниц отсутствует. Также не требуется и поле «Связан с», потому что стили страниц в Calc не иерархические. Фактически, в то время как документы Writer могут легко использовать десятки различных стилей страниц, обычной таблице Calc приходится довольствоваться небольшими изменениями существующих стилей Базовый и Отчет. Вероятно Вам никогда не потребуется ставить первым символ подчеркивания или звездочку в имени стиля, чтобы найти свой стиль на верхушке списка в окне «Стили и форматирование».
Вкладки Обрамление и Фон для стилей страниц дублируют значения стиля ячейки и имеют меньшую силу, чем настройки, установленные для ячеек. Так как подобные замещения установленных значений не слишком увеличивают Ваши возможности по сравнению с Writer, Вы можете игнорировать вкладки Обрамление и Фон и сфокусироваться на использовании стилей ячеек для подготовки к возможной печати таблиц. Однако, если Вы все-таки будете использовать эти вкладки, то обнаружите, что вкладка Обрамление содержит более широкий набор настроек для оформления границ ячеек, включая положение и толщину линий, а также расстояние между содержимым ячеек. Вкладка Фон также дает возможность настройки использования цвета или графического файла для заполнения фона таблицы. Содержимое обеих вкладок проиллюстрировано полезными диаграммами и будет понятно любому, кто использовал аналоги этих настроек в каких-либо других программах.
Тем не менее, лучше всего начинать с вкладки Страница. Установки на этой вкладке не являются загадочными; они включают настройки формата страниц, ориентации, полей, двухстраничных таблиц и нумерации страниц, которые настолько понятны, насколько Вы могли бы надеяться. Во многих случаях Вам не придется изменять эти значения, однако перед печатью стоит окинуть взором эти настройки перед тем как изменять ширину столбцов и высоту строк.
Что касается вкладок Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, основное назначение их – добавить соответствующий колонтитул на каждую распечатываемую страницу. Верхний и нижний колонтитулы более ограничены в Calc, нежели в Writer. В частности, Вы обнаружите, что можете создать только один колонтитул каждого типа, что является отражением относительного отсутствия необходимости печати таблиц. Однако, если Вы включите колонтитулы, то Вы сможете определить вставляемые в них поля и высоту самих колонтитулов, а нажав кнопку «Дополнительно», получите еще и возможность настроить границы и фон для каждого из колонтитулов.
Однако значительная часть наиболее важных настроек для стилей страниц в Calc находятся на вкладке Лист. Хотя она содержит настройку печати номера на первой странице, большинство установок этой вкладки непосредственно влияют на сам процесс печати.
Большинство установок находятся на панели Печать, где Вы выбираете какие элементы будут напечатаны. Установки печати по умолчанию очевидны. В конце концов, почему Вы, добавив в таблицу графические элементы, можете не захотеть напечатать их? Или в большинстве случаев выбрать печать формул, а не результатов вычислений? Однако Вам может потребоваться напечатать заголовки строк и столбцов, а также сетку, чтобы Ваша страница выглядела как таблица в Calc или, в отдельных случаях, напечатать примечания.
Другие настройки на вкладке устанавливают механизм печати таблицы. На панели Порядок страниц Вы можете установить каким образом будут печататься страницы, в которых все колонки не помещаются на страницу: окончание печати сначала всех строк в существующих колонках, а потом переход к остальным колонкам или печать сначала всех колонок, а затем соответствующих им строк (диаграмма на вкладке объяснит Вам выбор, если Вы находите данное выше описание слишком сложным).
Панель Масштаб предлагает решение в том случае, если таблица не помещается на страницу (или на необходимое число страниц). В выпадающем списке Вы сможете уменьшить или увеличить таблицу на определенный процент, или подогнать ее к определенному размеру высоты и ширины, или к определенному количеству страниц. Эти альтернативы не всегда практичны если Ваша цель – распечатка таблицы, которую можно без труда прочитать, но они дают возможность упростить Вашу работу.
Форматирование другими способами
Writer делает использование стилей страниц практически неизбежным, если Вы хотите использовать сложные форматы или даже различные верхние и нижние колонтитулы; в то же время, Calc использует менее строгий подход к стилям страниц. Если Вы не планируете распечатывать таблицу или таблица небольшого размера, то Вы можете игнорировать стили страниц.
Вместо этого Вы можете сосредоточиться на стилях ячеек, которые более полезны для непосредственного использования. Подобно стилям страниц, стили ячеек имеют установки для фона и границ. Более того, так как Вы можете применить их к любым ячейкам по Вашему выбору, они лишь немного менее удобны для физического форматирования. Их единственный реальный недостаток – это отсутствие возможности вставки и редактирования колонтитулов; если Вы собираетесь печатать таблицу, то Вам придется потратить время для установки колонтитулов вручную.
В добавление к стилям ячеек – или вместо них – Вы можете применить автоматическое форматирование ко всей таблице, выбрав пункт Формат > Автоформат. Честно говоря, многие из предопределенных форматов слишком яркие, но Вы можете использовать кнопку «Добавить» для задания собственных автоформатов. Вы можете также использовать кнопку «Выбрать тему» для выбора подходящей среди встроенных неизменных тем, которые поставляются вместе с Calc, хотя (в зависимости от происхождения Вашей версии OpenOffice.org) Вам может понадобиться выбрать пункт Сервис > Настройка > Панели инструментов и добавить кнопку «Выбрать тему» на панель инструментов.
Однако, если печать – это только возможность, а не необходимость для Вашей электронной таблицы, избавьте себя от этих трудностей и вернитесь к стилям страницы. Они могут быть также полезны, как и их эквиваленты в Writer. Однажды поняв принципы работы со стилями, вы сможете оградить себя от огромных объемов ненужной работы.
Часть 2
В Части 1 этой статьи я рассказал о том, как использовать стили страниц в Calc для контроля печати электронных таблиц. Однако, хотя стили страниц являются одним из наиболее полезных инструментов для предпечатной подготовки таблиц, это далеко не единственное средство. Возможности по установлению настроек страницы для печати посредством настроек принтера и/или экспорта в формат pdf – это только часть всего арсенала. Ни одно из этих средств не является панацеей, поэтому Вам, возможно, придется использовать комбинацию этих методов, чтобы получить необходимый результат. Тем не менее, чем больше Вы знаете об этих средствах, тем более предсказуемым становится для Вас процесс распечатки электронных таблиц.
Выбор диапазона печати
Когда Вы печатаете из Calc, у Вас есть следующие возможности выбора диапазона печати: печатать всю таблицу, печатать выделенный диапазон, установить диапазон страниц для печати или вручную добавить разрывы строк и столбцов. В каждой из этих возможностей Вы можете следить за размером колонок и числом строк, которые выводятся на печать на каждой из страниц. Например, если Вы печатаете страницу с форматом «Letter/Письмо» портретной ориентации и полями 2,5 см с каждой стороны, Вы сделаете колонку шириной 16,25 см. Полагая, что в таблице нет ячеек с размером большим, чем обычно, Вы получите 50-55 строк.
Многие считают это слишком сложным и ничего не делают. Проблема такого выбора, если Вы хотите быстро освоить печать из Calc, в том, что Вы никогда не сможете получить удовлетворительный результат без аккуратного подсчета размеров ячеек. В большинстве случаев строки и колонки разрезаются, разделяя информацию, которую Вы размещали в одном месте и делая нумерацию страниц непредсказуемой.
Более удобный способ – выделить с помощью мыши то, что Вам необходимо распечатать. При необходимости, можно использовать меню Формат, чтобы скрыть ячейки, колонки и строки или просто нажать клавишу Ctrl, когда Вы выделяете несмежные диапазоны. Этот метод хорошо работает, когда Вам нужно распечатать таблицу только один раз, но если необходимо распечатывать один и тот же диапазон в различных сессиях работы с таблицей, то Вы можете использовать пункт меню Данные > Определить диапазон для присвоения диапазону постоянного имени. Тогда, когда Вам потребуется распечатать этот диапазон Вы можете просто выбрать пункт меню Данные > Выбрать диапазон или выбрать этот диапазон в окне навигатора (клавиша F5).
В этом случае именованный диапазон печати сохраняется вместе с файлом. Диапазон печати теперь просто то, чем он и должен быть: выделение ячеек, которые Вы хотите распечатать. Диапазон печати определяется в пункте меню Формат > Области печати. Используйте пункт Определить диапазон печати для создания области печати для смежных ячеек, пункт Добавить область печати для добавления в диапазон печати новых ячеек и пункт Изменить... для определения повторяющихся заголовков на каждой странице – действие, которое сделает распечатанную таблицу значительно более читабельной.
Четвертый метод – ручное разбиение страниц – точно делит заданный диапазон печати на страницы. Выбрав пункт меню Вставка > Разрыв и задав разрыв либо строки, либо столбца, Вы напрямую задаете где страница будет начинаться и заканчиваться. Поначалу некоторые путаются, когда надо выбирать разрыв строки или разрыв столбца. Но после нескольких попыток все встанет на свои места. Основное препятствие для использования ручных разрывов в больших документах в том, что такой способ весьма трудоемкий и потребует большого количества времени, а также частого использования «Предварительного просмотра страницы» для продолжения вставки разрывов. Такие усилия не стоят трудов, если Вы собираетесь печатать таблицы регулярно.
Разрывы столбцов и строк отмечаются голубыми линиями по правой (для колонки) и верхней (для строки) границе ячейки. Однако этот индикатор можно легко пропустить в сложной таблице – можно не увидеть его как отметку диапазона печати. Чтобы избежать этого, выберите пункт меню Вид > Предварительный просмотр деления на страницы. Когда Вы закончите, выберите пункт меню Вид > Обычный для возвращения к обычному виду таблицы.
Установка параметров принтера
Когда Вы выбираете Файл > Печать для печати или Файл > Экспорт в PDF, Вы можете установить параметры печати. Эти параметры, в основном, обычны, но некоторые специальные соображения нужно принять во внимание, когда Вы печатаете электронные таблицы:
-
если Вы печатаете выделенный вручную диапазон или диапазон страниц, убедитесь, что Вы выбрали Файл > Печать > Выделение или вкладку Общие > Выделение в окне Экспорт в PDF. В противном случае диапазон печати будет замещен и будет распечатан весь документ;
-
если Вы хотите напечатать только отдельные ячейки, выберите их перед тем как откроете окно печати или экспорта. Используйте клавишу Ctrl для выбора несвязанного диапазона. Когда Вы откроете окно печати, нажмите кнопку «Параметры» и установите галочку в пункте Печатать только выбранные страницы. Помните, что по умолчанию печатаются все листы электронной таблицы;
-
установка галочки в пункте Параметры > Страницы > Подавлять вывод пустых страниц предотвратит печать страниц, которые содержат только пустые ячейки;
-
Вам может понадобиться изменить ориентацию страниц так, чтобы какие-то строки или столбцы не были обрезаны. Используйте пункт Файл > Предварительный просмотр страницы, чтобы решить какие изменения требуется внести.
Подводя итоги
Подготовка страницы Calc к печати или экспорту состоит из трех шагов:
-
Создание и применение стиля страницы для контроля результатов печати;
-
Выбор области печати, используя методы, описанные в Части 2 данной статьи;
-
Выбор значений установок принтера или установок экспорта.
Во многих случая Вы можете пропустить какой-нибудь из этих шагов. В конце концов, печать таблиц также сложна как фундаментальная наука. Однако если Вы выполните их все, то увеличите шансы на правильную распечатку таблиц – если не с первого раза, то хотя бы со второго или третьего.
|
Источник
Сайт:
http://www.linuxjournal.com/node/1000128
http://www.linuxjournal.com/node/1000132
Перевод
Автор перевода:
Автор перевода: John Lynx;
Корректор: George Yves
e-mail: wit9@yandex.ru
Об авторе
Подробнее:
Bruce Byfield (Брюс Байфилд) – компьютерный журналист, который пишет в основном для «Linux Journal» и сайтов «NewsForge».
Дата создания:
19.11.2006
Обсудить
на форуме:
community.i-rs.ru
Присоединенные файлы
|
