Найдено на: http://www.i-rs.ru/article/articleprint/482/-1/54/
Главная OpenOffice.org Статьи и переводы Конкурс на лучшую статью Конкурсные работы (53) История одного проекта (10)

Внедрение OpenOffice.org в организациях малого и среднего бизнеса

Автор: Бушмелев Ю. Ю.

Дата публикации: 17.05.2007 00:23

Данная статья отражает личный опыт автора по проведению миграции организаций малого и среднего бизнеса на открытое ПО.
История началась около года назад, когда ОБЭП начал проводить «зачистку ПО» среди местных организаций. Ко мне обратились знакомые с просьбой проконсультировать насчет возможности использования в бизнесе свободного ПО. Собственно, с тех пор этим и занимаюсь. В этой статье я хочу поделиться накопленным опытом в организационной и технической составляющей внедрения OpenOffice.

Оглавление

  1. Альтернативы OpenOffice.org
  2. Проблемы связки OpenOffice.org и NFS


OpenOffice.org и руководство организации


Собственно внедрению предшествует этап переговоров с руководством организации. В этот момент совместными усилиями надо найти ответ на вопрос – стоит ли переходить на OpenOffice или для организации важно продолжать работать именно в MS Office.

Чтобы определиться с ответом, необходимо проанализировать то, как используется MS Office в организации. Вот примерный список моментов, на которые следует обратить внимание:
Каждый положительный ответ на эти вопросы уменьшает возможность использования OpenOffice. Но, даже если вы получили положительные ответы на все вопросы, это не значит, что в организации нет места OpenOffice. Рассмотрим вопросы подробнее.

Допустим, что MS Access активно применяется в бизнес-процессе организации и используется на большинстве рабочих мест. В этом случае необходимо провести поиск аналогов или рассмотреть возможность разработки аналогичного приложения. В большинстве случаев в SMB-секторе, в MS Access разрабатываются некие учетные системы с элементами CRM и ERP. При таком раскладе следует обратить внимание руководства на альтернативные CRM/ERP-системы. Возможно, для целей организации будет вполне достаточно возможностей открытых систем (SugarCRM, Openbravo, CompiereCRM & ERP / Adempiere, opentaps). Можно поискать аналоги и среди коммерческих систем. Иногда же может оказаться, что разработать аналог в OpenOffice Base / Kexi / PgAccess, а то и вовсе web-приложение на PHP, может оказаться проще сейчас и эффективнее в будущем. Еще один вариант – внесение данного функционала в программы из комплекса 1C:Предприятие. Поскольку в подавляющем большинстве компаний SMB-сектора бизнес-процесс завязан на 1C:Предприятие, то несколько легальных копий данного комплекса все равно будет куплено. Если есть средство, организующее бизнес-процесс, и достаточное количество специалистов в отрасли, то почему бы не использовать эти факты во благо фирмы? Кстати, 1C неплохо работает и под Linux в эмуляторе, специально «заточенном» питерской фирмой «Этерсофт».

Важно также указать руководству, что при решении «проблемы MS Access» заменой, можно попутно провести реинжиниринг бизнес-процессов организации и решить накопившиеся проблемы с ПО. Насколько эффективным будет такое решение – зависит уже от вас и от действий руководства. После предложения всех вариантов по MS Access, руководству с вашей помощью необходимо проанализировать количество времени и средств, которое уйдет на запуск альтернативного варианта и преимущества, которые при этом будут получены. Но не стоит просто сравнивать стоимость покупки MS Access и стоимость миграции бизнес-приложения в OpenOffice или покупки подходящей CRM/ERP-системы – это некорректно. Стоит сравнивать как минимум возможности старого и нового решений в контексте желаемой инфраструктуры. А рассказать руководству организации о наиболее подходящей им инфраструктуре – это как раз ваша задача.
Иногда может оказаться, что MS Access используется, но для каких-то сугубо специфичных целей. Например, в одной компании его использовали для работы с каталогом продукции, приходящим из головного офиса в формате dBase. Естественно, что в этом случае заменить MS Access альтернативой проблем не составит.

С макросами все несколько проще. Если имеются крайне необходимые макросы MS Excel, то существует возможность использовать их в OpenOffice Calc. Но в этом случае надо быть внимательным при использовании сборки OpenOffice. Изначально такая поддержка появилась в сборке OpenOffice, поставляемой компанией Novell, затем поддержка VBA появилась и в OpenOffice.org Pro 2.0.3 и была значительно улучшена к версии 2.2. Есть ли она в других сборках, мне неизвестно.

Вообще, необходимость использования макросов MS Office в бизнес-процессе может частично устраняться решениями из пункта про MS Access. В любом случае, не стоит забывать, что макросы могут быть переписаны для использования штатных средств OpenOffice. Здесь, нас как обычно встречает вопрос целесообразности траты времени и средств на этот процесс. И этот вопрос надо снова решать вам и руководству.

Относительно документов MS Office, принимаемых извне и передаваемых за пределы организации, есть следующие решения. В целом, OpenOffice довольно неплохо справляется с чтением и записью документов формата MS Word (doc) и MS Excel (xls), да и с PowerPoint, насколько я знаю, все достаточно хорошо. Основная проблема, опять же с базами MS Access – в этом формате некоторые контрагенты любят присылать прайс-листы или изменения на складах, например, если позиций в листе больше, чем входит на лист Excel. Тут несколько проще, чем с MS Access в целом, поскольку обычно нужны данные, а не логика. А данные из mdb-файлов можно извлечь как средствами OpenOffice Base, так и сторонними программами (Kexi, mdbtools). В случаях, когда важна логическая составляющая mdb-файла, пока выбора нет, придется приобрести один комплект MS Office (с MS Access) именно для работы с этим файлом. Один комплект MS Office в организации в любом случае лишним не будет. Например, для проверки исходящей документации на корректное отображение в MS Office – это нормальная практика для фирмы, которая заботится о своем имидже.

Однако, для исходящей документации есть более правильный формат представления документов – это PDF. Более правильный он тем, что, будучи корректно сформированным, он не менее корректно отобразится на экранах всех пользователей. И здесь надо отдать должное OpenOffice. Конвертирование документа в формат PDF совершается одним кликом мышкой. А для более изощренной верстки можно использовать Scribus.

Отдельного внимания заслуживает обмен документами с государственными учреждениями. Сюда же можно отнести учебные заведения. Зачастую ими предъявляются требования подачи документов в именно в форматах MS Office. В цивилизованной стране подобные требования неминуемо привели бы требующих в зал суда. В России не все так однозначно. С одной стороны, в положениях по «Электронной России» указано явно, что при формировании форматов передачи данных, предпочтение должно отдаваться открытым форматам. С другой стороны, нет жесткого указания для использования открытых форматов на уровне государственных органов. Тем не менее, в ближайшее время (отчасти это может быть связано с грядущим вступлением в ВТО) должны произойти какие-то подвижки в этой области. Надеюсь, подвижки будут «европейскими» – в сторону OpenDocument Format.

Устаревший компьютерный парк также вносит свои особенности в процесс внедрения. Для комфортной работы в OpenOffice желательно иметь не менее 256Mb оперативной памяти и довольно производительный процессор. При более слабых технических характеристиках, OpenOffice лучше запускать в терминальном режиме с производительного сервера.
Итак, после проведенного анализа руководство должно сделать вывод о технической возможности миграции на OpenOffice. Миграция может быть полной – полный переход на использование OpenOffice в организации, за исключением, возможно, одной копии MS Office для преобразования входящих и проверки исходящих документов. Также возможно проведение миграции только в определенных отделах, где не используется специфика MS Office.

OpenOffice.org и сотрудники организации


После того как было принято решение проводить миграцию на OpenOffice, необходимо подготовить персонал организации (включая руководство) к внедрению. Здесь вы столкнетесь с психологической составляющей внедрения OpenOffice.

Я сталкивался с различным отношением к OpenOffice со стороны сотрудников организации – от радости «чего-то нового» до откровенного саботажа. Здесь большую роль играет руководящий состав организации. Начальники отделов и руководство компании обязано использовать OpenOffice при полной миграции. Иначе мнение сотрудников будет примерно следующим: «сами пользуются хорошими программами, а нам подсунули плохую». Слова «бесплатный» в разговоре с рядовыми сотрудниками лучше избегать. Почему-то «бесплатный» для большинства рядовых сотрудников ассоциируется с «чем-то плохим, за что даже деньги не берут». Замечено, что хорошо контролируемой организации, вероятность «бунта» сотрудников минимальна. Они довольно покладисто выполняют распоряжение руководства «переходить на новую программу». В случае плохо контролируемой организации велика вероятность, что внедренческому персоналу придется выполнять роль «переводчика», объясняя позицию руководства, и роль «психоаналитика», выслушивая, как сотрудникам тяжело работается. К этому надо быть готовым заранее. В разговорах следует делать упор именно на возможности, которые получит организация после внедрения.

Вообще, внедрение может стать хорошей проверкой коллектива. Руководство может в процессе внедрения увидеть, кто из сотрудников быстро втянулся в использование нового продукта, а кто начал жаловаться на «плохую программу» и откровенно бездельничать или и того хуже – мешать работе других. В отношении последних необходимо будет принять адекватные меры, иначе коллектив начнет раскалываться. Обычно во вторую категорию попадают те, кому «два года до пенсии» и люди, прошедшие обучение на курсах, где учат «нажимать мышкой вот ту кнопочку на полосочке сверху». У таких сотрудников смена картинок на «кнопочках» и их расположение вполне может вызвать шок и ступор. Хотя эта же группа пользователей может совершеннои ндифферентно отнестись к смене офисного пакета, заметив только, что «какой-то ворд не такой стал».

Правда, руководство иногда тоже вносит свои коррективы в процесс миграции. В одной из организаций отказались от использования OpenOffice по следующей причине. Менеджеры по продажам при обслуживании клиентов ищут товар в каталоге, представленном файлом MS Excel. После установки OpenOffice руководство заметило увеличение времени обслуживания клиентов. Дело в том, что менеджеры долго разбирались с возможностями поиска OpenOffice Calc, но использовать их эффективно так и не смогли (или не захотели). В результате было решено перейти к использованию MS Office в терминальном режиме. А я всегда считал, что регулярные выражения – это сила поисковых средств.

Еще одна психологическая проблема при внедрении OpenOffice – время загрузки при открытии документа. Чтобы нивелировать отрицательный эффект от ожидания придется пожертвовать оперативной памятью и включить так называемый «быстрый запуск» OpenOffice. Скорость открытия документа – это дополнительный повод перейти на использование формата OpenDocument внутри организации. OpenOffice значительно быстрее открывает «родные» документы. Особенно хорошо это заметно на больших файлах.

Замечен еще один забавный эффект с непредсказуемым влиянием на персонал. OpenOffice по умолчанию пытается запоминать часто используемые слова длиннее определенного количества символов и потом предлагает их в процессе ввода текста. Причем эффект появляется только после активной работы по вводу текста. Представьте ситуацию, когда на рабочее место был поставлен офисный пакет, сотрудник отработал в нем сутки, а к обеду следующего дня вдруг «ворд» начинает дописывать текст. Будьте готовы ответить на вопрос про «это». Возможно, на первых порах можно отключить эту возможность. Пытливые умы найдут эту «фичу» сами, а остальные не потеряют нервы, думая, что поймали новый вирус.

Внедрение OpenOffice.org


После решения всех организационных вопросов приходит время непосредственной установки пакета OpenOffice на компьютеры. И приходит время выбрать, какую из сборок OpenOffice использовать. Варианты следующие:

Я успел поработать только с Ru.OpenOffice.org версий 1.x (из портов FreeBSD), штатной сборкой из Kubuntu 6.06 (OpenOffice.org 2.0.2), и OpenOffice.org Pro различных версий. Сам с тех пор использую только OpenOffice.org Pro. Чуть позже поясню, почему.

Итак, чем может быть привлекательна штатная сборка при использовании какого-либо дистрибутива Linux? Во-первых, как правило, она подгоняется под общий стиль дистрибутива. Во-вторых, при прочих равных, штатная сборка может работать быстрее и стабильнее, чем внешние. Например, в Kubuntu 6.06 OpenOffice.org 2.0.2 запускался очень быстро (по меркам OpenOffice) даже при отключенном «быстром запуске», в то же время, OpenOffice Pro 2.1, установленный из deb-пакетов – значительно дольше. В итоге, руководство приняло решение оставить для использования штатный OpenOffice.org 2.0.2. «Кривые» документы 1C сразу же открывались одной копией OpenOffice.org Pro и пересохранялись в OpenDocument.

Сборкой Novell я лично не пользовался. Но именно в ней впервые появилась поддержка выполнения макросов MS Excel. Уже поэтому на нее имеет смысл обратить внимание.
Сборки Ru.OpenOffice.org – это официальные локализованные сборки проекта OpenOffice.org. Сказать про них особо нечего, кроме того, что они есть.

Чем же таким кардинально отличается сборка OpenOffice.org Pro от вышеперечисленных? Достаточно уже того, что только эта сборка обладает наиболее полной поддержкой русских документов различных документов MS Office (включая сохраненные из MS Office старых версий). Казалось бы, в чем проблема, это было так давно. Тем не менее, проблема есть и называется «1С:Предприятие» ветки 7.x. При сохранении документов в формате MS Excel ее компонент Moxel использует именно старый формат. Таким образом, открыть такой документ и увидеть в нем (без специальных средств) русские символы, а не «крякозяблы» можно только в OpenOffice.org Pro. Кроме этого, данная сборка имеет достаточно много адаптаций к условиям «национального документооборота». Начиная от нумерации списков в соответствии с ГОСТ 7.32-2001 и заканчивая внушительным списком шаблонов стандартного документооборота РФ.

И, если вдруг вас чем-то не устраивает какая-либо из вышеописанных сборок, ничто не может вам помешать скомпилировать собственную.

Я же рекомендую к использованию в «боевых» условиях российского бизнеса именно OpenOffice.org Pro. По крайней мере, пока существуют прайс-листы в формате MS Excel 95 и 1C:Предприятие 7.x.

На самом деле я видел прайс-листы, которые не открывались и в OpenOffice.org 2.1 Pro. Но, насколько я понял, они были некорректно сгенерированы. Тем не менее, получить их содержимое было объективной необходимостью. Выход был найден в использовании расширения CyrTools (текущая версия – 1.3). Это расширение OpenOffice, добавляющее следующие возможности:

Каждая из этих возможностей может быть использована через интерфейс (при установке добавляется меню «Кириллический документ») или из макроса.

Установка расширения в новых версиях OpenOffice очень проста. Нужно выбрать пункт меню «Сервис» -> «Управление расширениями...». Там нажать кнопку «Добавить», выбрать файл (распаковывать не надо, используется zip-архив целиком) и расширение будет установлено.

Альтернативы OpenOffice.org


Было бы неправильно не упомянуть, что, кроме различных сборок OpenOffice.org существуют и другие офисные пакеты.

Прежде всего хочу назвать StarOffice. Исторически – это предок OpenOffice. Именно на исходных кодах StarOffice началось построение OpenOffice. Теперь эти пакеты развиваются вместе. Этот пакет мне использовать не довелось. Его можно порекомендовать к использованию в организациях, которым нужна коммерческая техническая поддержка офисного пакета.

Вторым кандидатом на альтернативу OpenOffice я считаю пакет KOffice. Считать его альтернативой в текущем состоянии не совсем корректно – функционал не тот. Но вторая версия в составе KDE 4 должна стать значительно более развитой и, что немаловажно, кроссплатформенной. Вполне возможно, что в следующем году в небольших компаниях OpenOffice уступит свое место KOffice.

Хочу упомянуть еще «несуществующий» Gnome Office. «Несуществующий» он потому, что цельной сущности с таким названием в природе не существует. Есть текстовый редактор AbiWord и табличный процессор Gnumeric. AbiWord по развитию сродни доработанному Wordpad'у из Windows. А вот Gnumeric вполне сравним по развитию с OpenOffice Calc. Так что, если в организации в большинстве своем используется только табличный процессор, то имеет смысл посмотреть именно на Gnumeric, как на более быструю и легкую альтернативу OpenOffice Calc.

В природе встречаются и другие альтернативы, но в силу их малой известности для меня, сказать про них что-либо хорошее или плохое не могу. Оставим эту тему для более осведомленных.

Проблемы связки OpenOffice.org и NFS


Еще одна проблема, с которой я столкнулся при использовании OpenOffice совместно с Linux. При размещении архива документов на NFS-сервере нельзя было заранее определить, не редактируется ли документ кем-либо еще. При работе с NFS, многие предпочитают вообще отключать блокировку файлов (изменением shell-скрипта soffice). Но в этом случае, случайно сохраненный кем-то документ вполне может затереть важные изменения. Для корректной же работы блокировок на NFS-сервере и на NFS-клиенте должен быть запущен процесс rpc.statd. На старых дистрибутивах Linux (с ядром 2.4) может потребоваться отдельный запуск процесса rpc.lockd.

После этого, при попытке загрузить документ, который кем-то уже открыт, OpenOffice это «заметит» и откроет документ в режиме «только чтение». Но тут тоже есть неприятный момент. Иногда при крахе OpenOffice или сбое сети, документ продолжает считаться заблокированным. Через некоторое время (или после перезагрузки станции) это проходит, но иногда пользователи это замечают.

Также была замечена порча файлов формата MS Excel при сохранении их на NFS. Сохранялись только первые 128K файла. Но тут дело скорее всего в нестабильной работе сети и режиме async на NFS-сервере. Однако, после рекомендации использовать формат OpenOffice проблема исчезла сама собой. Нельзя точно сказать, какой из компонентов был виноват в порче, просто имейте в виду, что такое было.

Все вышесказанное про NFS подразумевает использование NFSv3. Попытка перехода на NFSv4 оказалась безуспешной – OpenOffice перестал «видеть» блокировки. Файлы открывались в обычном режиме вне зависимости, редактировались они кем-то или нет. При попытке сохранения в открытый кем-то еще файл выдавалась «общая ошибка ввода/вывода». Хотя некоторые источники настоятельно рекомендуют использовать именно NFSv4 с OpenOffice. Возможно это проблема именно связки Ubuntu 6.10 и OpenOffice.org 2.1 Pro. Я продолжу исследовать данную тему.

Итоги


Как показала практика, использовать OpenOffice в качестве основного офисного пакета организации вполне реально. Многие организации частично или полностью перешли на OpenOffice. Крупным организациям несколько проще проводить подобные маневры, поскольку многие из них уже перешли на идеальную, с моей точки зрения, систему, когда у сотрудника на мониторе только одно окно – это его автоматизированное рабочее место, в котором он и выполняет все свои функциональные обязанности. Офисный пакет при этом нужен только секретарше для написания различных писем. Все остальные документы формируются корпоративной информационной системой при необходимости. И именно здесь у открытых форматов большие перспективы.

Но это очень идеальный случай. Реальность же такова, что большая часть бизнес-процесса небольших организаций проходит с применением именно офисного пакета. Системы документооборота, нормативно-справочные системы, CRM-/ERP-/BI-системы – для многих руководителей это пока либо излишество, либо фантастика. Но мы над этим уже работаем!

Об авторе

Подробнее:

Бушмелев Юрий Юрьевич

Дата создания:

09.05.2007

Обсудить

на форуме:

community.i-rs.ru

Присоединенные файлы

_ooo_in_smb.odt
( _ooo_in_smb.odt 23.37 KB )
_ooo_in_smb.pdf
( _ooo_in_smb.pdf 128.66 KB )



| Вернуться к нормальному виду страницы |